仕事を図解化する|経理担当者の業務負担を軽減!自動消し込みで楽々作業

経理担当者の業務負担を軽減!自動消し込みで楽々作業

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仕事を図解化する

PCを操作するレディ

細かな条件によって異なるソフト選別

ワークフローとは仕事の流れという直訳の通り、業務における作業の流れを、担当する複数人員の役割・手続きを踏まえて図解化したモノと定義されています。その図解を行うと、業務に必要な書類や情報・作業のやり取りを可視化する事が可能となり、本当に必要なやり取りの選別や業務の状況把握、単純ミス防止などに繋げるという意義が挙げられています。こうした図解化には、最終目的となる業務工程の把握や効率化という意義や、社内ネットワークで扱えるシステムパッケージでの導入が多いという点が特徴です。その一方、社内の仕組みに応じて、導入に必要な条件が分かれてくるともされます。具体的には、書類作成や手続きの統一で必要な承認システムの定義能力や、データの制御・管理能力の高さといった、改善で重視する点による導入ソフトウェアの選別が挙げられます。一般的にこうしたワークフロー用のソフトは外部から導入するケースが多いとされており、似た様な商品の中からそれらの特徴を読み取り、入念に選別する事が求められています。

ソフト導入にかかる費用

ワークフローシステムの導入では、そのソフトの性能とワークフロー効率化で求める改善点との兼ね合いから選別する事が重要です。その一方で、やはり見逃せないのがコスト面と言えます。ワークフロー改善によって得られる利点が、初期投資を補って余りあるモノとするという観点からの選別も求められます。一般的にワークフロー改善を目的としたソフトの相場としては、年間で数万円から数十万円程度かかるケースが多いとされています。そうした金額を左右する要素として、ワークフローソフト自体の提供方式も挙げられます。具体的には、必要な時に使う機能・プログラムだけをインターネットを介して得る事を目的にしたクラウド型や、提供業者の持つサーバに自社の管理プログラムを置く枠を作るオンプレミス型、専用ソフトウェアを購入するパッケージ型などが挙げられます。こうした面からも、必要に応じて適切な方式を選択する事が求められます。